En 1994, cuando las computadoras portátiles iniciaron su pérdida de peso, para pasar de ser aparatos apenas cargables de siete kilos hasta llegar a los dos kilos de hoy, empecé, al igual que mis colegas, a llevar la mía a reuniones en Microsoft.
Eran tan novedosas y tan útiles. Podíamos escribir apuntes. Podíamos accesar información inmediatamente de nuestras computadoras, en lugar de cargar un montón de papeles o correr de vuelta a nuestras oficinas en busca de un archivo.
Podíamos presentar nuestras diapositivas o presumir nuevos A medida que nos volvimos más conectados y habituados a la tecnología, sin embargo, emprendimos algunas actividades definitivamente menos orientadas hacia las juntas. Nos poníamos a leer nuestro correo electrónico, si la conversación se tornaba aburrida.
Revisábamos los titulares de las noticias. Entrábamos furtivamente al sitio en Internet de ESPN. En los últimos años, hasta empezamos a enviarnos mensajes instantáneos durante las juntas, como niños que susurran en clase: “¿Acaba de decir...?” o “¿se da cuenta ella de que... ?”. A veces, la gente contaba chistes vía mensajes instantáneos, para ver si podía hacer reír a gente en la sala. Ahora ha tomado forma toda una etiqueta nueva.
El sitio Microsoft.com incluye siete reglas para usar las computadoras en juntas, entre ellas “Asegúrese de que hay motivo” y “Baje al volumen”. En algunas juntas, especialmente si el tema es delicado, simplemente parece más respetuoso dejar cerradas las computadoras. Por otro lado, si la junta cubre una variedad de áreas y la conversación pasa a alguna en la que no estoy involucrado, no me siento tan mal respecto a ponerme al día con mi e-mail. Por supuesto, hay errores y límites que uno aprende con el tiempo.
Recientemente, uno de mis colegas estaba parado al frente de una sala de juntas y proyectaba unos datos de su computadora a la pantalla. De repente, apareció una ventana en una esquina de la pantalla con un mensaje de uno de los presentes que le decía que traía abierto el cierre. Fue una broma que tenía la intención de recordarle que pusiera, en junta, su computadora en la modalidad de “presentación”, que suprime los mensajes instantáneos, entre otras cosas.
Las computadoras en las juntas pueden ser desalentadoras si las personas de más alto rango en la sala están frecuentemente con la mirada puesta en la pantalla o, peor aun, teclean durante periodos prolongados. El presentador tiene que preguntarse cuánto ha logrado comunicar.
Nuestros directivos de alto rango ponen un buen ejemplo en este rubro. En juntas, no veo a Bill Gates o a Steve Ballmer ocupados con su correo electrónico: están activamente involucrados, escuchan y hacen preguntas.
La manera más discreta de revisar el correo electrónico, los mensajes instantáneos e Internet en una junta es el teléfono celular de última generación. Aunque no pueden conectarse con todos los datos contenidos en una PC (aún), los teléfonos inteligentes —conectados a Internet, con versiones móviles del mismo software de Office que tiene su PC— hacen que sea fácil para los buscadores de información insaciables despachar un correo.
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